AAssistia

TH

Tore Håkonsen

Admin · daglig leder

Daglig drift

Driftssentral 0 Krever handling 0 Bemanning Fravær 0 Oppdrag Timelister 0 0

Økonomi

Lønn Faktura Statistikk

Relasjoner

Vikarer Barnehager

Vekst og plan

Salg Kalender

Virksomhet

Avtaler Etterlevelse og HMS 0

Innstillinger

Varsling 0 Kampanje Tilpasning

Logg ut

Driftssentral

· laster …

Automatikk Agent …

Beslutninger

Venter på deg

Laster …

Ingen beslutninger venter akkurat nå.

Oppfølging

Må følges opp

Laster …

Neste 7 dager

Dekning

Laster …

Krever handling

Laster …

Bemanning

Grønn = sikret (tildelt/bekreftet/pågår) · gul = underveis (tilbudt/venter svar/gate) · «Udekket»-raden = hull uten kandidat i spill. Klikk en brikke for å åpne oppdraget. Timetallet er sikrede timer denne uken mot stillingsprosenten.

Oppdrag

Filter

Skjul oppdragstyper

Periode: –

Alle oppdrag

Laster …

Velg et oppdrag i listen.

Fravær

Sykefravær, arbeidsgiverperiode og lovpålagt oppfølging

Laster …

Lønn

Produksjonstimer — administrasjonstid registreres og kontrolleres separat

Ansatt- og lønnsdata

Faktura

Perioder, fakturagrunnlag og Fiken-klargjøring — MVA-behandling: unntatt

Laster …

Statistikk

Økonomi, kapasitet og barnehagenes bruk av portalen

Laster …

Timelister

Laster …

Mangler føring

Ingen.

Detaljer

Velg en timeliste i listen.

Vikarer

–

aktive

–

på jobb i dag

–

krever handling

Barnehager

Kunder

Salg

Til oppfølging i dag

Laster …

Alle leads

Laster …

Kalender

· alle oppdrag

Avtaler

· rammeavtaler og prisark

Virksomhet

· admin-only

Varsling

· SMS, push og e-post

Laster …

Kampanje

· ledighets-SMS til barnehager

Laster …

Tilpasning

· frister, purringer og faste tidspunkter

Laster …

Drift Handling Bemanning Oppdrag

Alle funksjonerAdmin · Assistia

Daglig drift

Fravær

Økonomi

Timelister Lønn Faktura Statistikk

Relasjoner og plan

Vikarer Barnehager Salg Kalender

Virksomhet

Avtaler Etterlevelse og HMS

Innstillinger

Varsling Kampanje Tilpasning

Ny vikar

Person

Fornavn *

Etternavn *

E-post * (brukes til innlogging i vikarporten)

Telefon * (SMS-varsler)

Fødselsdato

Ansatt dato

Adresse

Kontonummer (11 siffer — lønnsutbetaling)

GDPR-samtykke gitt

Kompetanse og geografi

Kompetanse *

Geografi * (områder vikaren dekker)

Politiattest og onboarding

Politiattest

Registrer fremvisning og kontrolldato under Etterlevelse og HMS. Attesten har ingen årlig utløpsdato og skal ikke lastes opp.

Onboarding fullført — kan få oppdrag

Uten denne matcher regelmotoren aldri vikaren mot et oppdrag.

Samtykker

Ansattkort og portrett

Godkjent for ansattkort — din godkjenning av at vikaren kan presenteres

Vikarens samtykke til ansattkort

Vikarens samtykke til portrett på CV-en

De to nederste er vikarens egne samtykker. Slår du dem på her, gjør du det på vikarens vegne — ha et ja fra hen først.

Lønn og arbeidsbok

Timelønn (grunnsats) (skriv timesatsen, ikke månedslønnen)

Stillingsprosent (1–100 — styrer kvoten i Bemanning/Lønn)

Lønn gjelder fra (må velges når lønn eller stillingsprosent opprettes/endres)

A-nr (arbeidsbokens AnsattID — kreves for bokføring)

Omsorgsdager i år (sykt barn — lagres med én gang) Hovedregelen er 10 dager. 15 ved tre eller flere barn, det dobbelte ved aleneomsorg, pluss ti ekstra ved kronisk sykt barn. Sett bare tallet — systemet lagrer aldri hvorfor.

Tekster

Presentasjon (v25 — vises til barnehagene i Vikarer-fanen, kun der vikaren har historikk)

Internt notat (kun synlig i admin)

Sperret mot (matches aldri — internt notat)

Onboardet hos (kun disse barnehagene kan få vikaren tilbudt)

Ny barnehage

Kunde

Navn *

Org.nr (9 siffer — unikt)

K-nr (arbeidsbokens KundeID — kreves for bokføring)

Adresse og geografi

Adresse

Postnr

Poststed

Geografi * (styrer hvilke vikarer regelmotoren matcher)

Kontakt

Kontaktperson

Telefon

E-post (lederens innlogging i barnehage-porten)

Avdelinger og innstillinger

Avdelinger (skill med komma — vises i lederens vaktbygger)

Betalt lunsj — pausen trekkes ikke fra i timelisten

Vindu for fleksible vakter (7,5 t innenfor; lederen kappes til 07:30–16:30, du kan sette annet)

–

Ansattkort — barnehagen får se kortene til godkjente vikarer

Praktisk info til vikarer

Oppmøte (står også i arbeidsoppdraget)

Meld deg til

Parkering

Garderobe og nøkkel

Viktig hos oss (maks 600 tegn)

Telefon til avdelingene (én per linje: «Avdeling: nummer» — vikaren ser dem først etter Gate 2)

Vedlegg (lastes opp av barnehagen selv)

Tariff og priser

Manuelt lønnsgulv kr/t (valgfritt tillegg til tariffen i Etterlevelse — bruk bare ved høyere lokal sats)

Utpris kr/t — flat overstyring per rolle (valgfri; fylt pris erstatter alle ansiennitetstrinn i rollen. Tøm og lagre for å gå tilbake til trinnprisene)

Gjelder fra

Utpris per vikar (unntak — vinner over flat rollepris og ansiennitetstrinn)

Notater

Internt notat (kun synlig i admin)

Matchepreferanser (v25 — leses av AI-matchingen for denne kunden; agent-kobling i økt 2)

Onboardede vikarer (kun disse tilbys denne barnehagen)

Nytt oppdrag

Skjemaet oppretter én bestilling og bruker samme oppdeling og validering som barnehageportalen. Slå bare på telefonmodus når hver vikar er avtalt på forhånd; da hoppes kabal og Gate 1, mens Gate 2 består.

Barnehage *

La Assistia lese planen

Du kontrollerer alltid vaktene før bestillingen sendes.

Lim inn teksten fra en e-post eller vaktplan, velg en fil, dra den inn i dette feltet, eller lim inn et skjermbilde med Ctrl+V/Cmd+V. Agenten fyller ut vaktbyggeren for deg.

📎

Filtyper: .xlsx, .png, .jpg og .pdf · maks 5 MB. Fila slettes fra lagringen etter at agenten har lest den.

Vaktene

Feltene lagres først når du sender bestillingen.

Bestilt periode (valgfritt — engasjement der dagene kommer løpende)

–

Praktisk informasjon (valgfritt)

Ikke skriv navn, helseopplysninger eller andre personopplysninger om barn eller ansatte.

Hvis de prioriterte vikarene ikke kan

Kryss bare av hvis barnehagen har godkjent at alle onboardede vikarer kan se en udekket vakt.

Barnehagen har godkjent publisering til hele onboardingpoolen.

Alt er avtalt på telefon
Velg én vikar per oppdragslinje. Alle linjer må fylles; ellers sendes bestillingen ikke.

Direkte tildeling per linje

Linjenes nøkler kommer fra den samme grupperingen agenten bruker.

0 linjer

Lead

Barnehage *

Org.nummer

Kontaktperson

Telefon

E-post

Kilde

Status

Neste oppfølging

Notat

Kontaktlogg

Kanal

Retning

Hva skjedde?

Sett oppfølging om 14 dager

Registrer kundens godkjenning

Hvilket dokument

Hvordan kom svaret

Når kom det inn

Hvem hos kunden godkjente

Referanse *

Bevisfil (frivillig)

PDF, bilde, e-post (EML), DOCX eller TXT — maks 10 MB. Filen er intern og vises ikke for kunden.

Registreringen kan ikke angres i portalen, og den merkes tydelig som mottatt utenfor portalen — både på kortet her og på signatursiden i dokumentet.